A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) é uma obrigação acessória instituída pela Instrução Normativa RFB nº 1.422/2013 e tem por finalidade, informar todas as operações que influenciem na composição da base de cálculo e apuração do Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro (CSL).

Também haverá o preenchimento e controle, por meio de validações, das partes A e B do Livro Eletrônico de Apuração do Lucro Real (e-Lalur) e do Livro Eletrônico de Apuração da Base de Cálculo da Contribuição Social sobre o Lucro (e-Lacs). Todos os saldos informados nesses livros serão controlados e, no caso da parte B, haverá o “batimento” de saldos de um ano para outro.

Para as empresas obrigadas à entrega da Escrituração Contábil Digital (ECD) tem a possibilidade da utilização dos saldos e contas da ECD para preenchimento inicial da ECF e a recuperação dos saldos finais da ECF anterior.

Estão obrigadas ao preenchimento da ECF, de forma centralizada pela matriz, todas as pessoas jurídicas e equiparadas, inclusive imunes e isentas, sejam elas tributadas pelo lucro real, arbitrado ou presumido. No caso de pessoas jurídicas sócias ostensivas de Sociedade por Conta de Participação (SCP), a ECF deve ser transmitida separadamente para cada SCP. Além da transmissão pela sócia ostensiva, cada SCP terá que entregar a sua.

Estão dispensadas da apresentação da ECF as pessoas jurídicas optantes pelo Simples Nacional; os órgãos públicos, às autarquias e às fundações públicas; e, às pessoas jurídicas inativas, assim consideradas aquelas que não tenham qualquer atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira, inclusive aplicação no mercado financeiro ou de capitais, durante todo o ano-calendário, as quais deverão cumprir as obrigações acessórias prevista na legislação específica.

A ECF deve ser transmitida anualmente ao Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) até às 23h59min59s, horário de Brasília, do último dia útil do mês de julho do ano seguinte a que se refira a escrituração. Em relação ao ano-calendário de 2017, o prazo se encerra no dia 31/07/2018.

Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a ECF deverá ser entregue pelas pessoas jurídicas extintas, cindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadoras, até o último dia útil do 3º mês subsequente ao do evento. A obrigatoriedade de entrega da ECF não se aplica à incorporadora, nos casos em que as pessoas jurídicas, incorporadora e incorporada, estejam sob o mesmo controle societário desde o ano-calendário anterior ao do evento. Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, ocorrido de janeiro a abril do ano-calendário, o prazo de entrega da ECF será até o último dia útil do mês de julho do referido ano, mesmo prazo da ECF para situações normais relativas ao ano-calendário anterior.

As empresas deverão gerar o arquivo da ECF o qual será obrigatoriamente submetido ao programa gerador para validação do conteúdo, assinatura digital, transmissão e validação. A assinatura digital deve ser feita mediante utilização de certificado digital válido do tipo A1 ou A3 a fim de garantir a autoria, a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do documento digital. Para assinar por meio de procuração é necessário que a procuração eletrônica esteja cadastrada no e-CAC.

A retificação poderá ser realizada mediante apresentação de nova ECF, desde que observados a permissão, as regras e prazos estabelecidos pela RFB, bem como o prazo prescricional de 5 anos. A ECF retificadora terá a mesma natureza da retificada, substituindo-a integralmente para todos os fins e efeitos. Não será admitida retificação para alteração do regime de tributação, salvo para fins de adoção do lucro arbitrado, nos casos determinados pela legislação.

Como há controle de saldos, caso haja eventual retificação da ECF de anos anteriores deverá ocorrer a retificação de todos os anos posteriores já transmitidos, e a retificação de arquivos já transmitidos deverá ser feita na sua íntegra, pois a ECF não aceita arquivos complementares para o mesmo período informado.